Ik krijg regelmatig de vraag wat mijn top 5 van productiviteitstips is. En dan merk ik dat ik altijd een beetje aarzel. Want ik kan wel zomaar vijf belangrijke tips uit mijn mouw schudden, maar het gevaar bestaat dat dan de samenhang ontbreekt. En dat de vragensteller vervolgens met een hoopje los zand in zijn of haar handen staat. En dan?

Ik denk dat het beter is om het te hebben over een andere top 5. Namelijk die van mijn favoriete productiviteitsstrategieën. Ik denk dat die wat meer structuur biedt en dat iedereen daar naar believen uit kan pikken wat hem/haar het meest aantrekkelijk lijkt of waar op dit moment het meeste winst mee te behalen valt.

Laten we beginnen waar het hoort: met de basis. De basis waarop de top 5 gebouwd wordt. Dat is mijn gezondheid, zowel fysiek als mentaal. Cruciaal hierbij is mijn energiemanagement, bestaande uit: voldoende slaap, gezond eten, voldoende bewegen en werken aan mijn mentale energie.

En dan mijn top 5 van productiviteitsstrategieën – zonder ranking

Domineer je dag in de ochtend

De manier waarop ik mijn dag begin, zet de toon voor de rest van die dag. Mijn wekker gaat ’s ochtends om 5 uur. En dan komt het cruciale moment: sta ik direct op en start ik de dag proactief en vol energie, dan ben ik de hele dag actief en komt er veel uit mijn handen.

Maar als ik in bed begin met op snooze te drukken of eerst op mijn telefoon Instagram te checken of mails te lezen, dan gaat het mis. Dan ben ik te laat voor het leven en heb ik de hele dag het gevoel dat ik achter de feiten aanloop. En probeer daar dan nog maar eens uit te komen.

Ik heb weleens gelezen dat als je na het wakker worden direct begint met het checken van social media en mail, je die dag 30% minder productief bent dan als je opstaat en direct proactief aan de gang gaat. Misschien niet wetenschappelijk onderbouwd, maar ik herken het absoluut bij mijzelf.

En hoe ziet dat productief aan de gang gaan er dan uit? Bij mij is dat mijn ochtendroutine; mijn kickstart van de morgen, waarin ik mij zowel fysiek als mentaal voorbereid op de dag. Ik zorg dat ik een plan heb én de energie en de juiste mindset om dit plan uit te voeren, voordat ik de arena inga.

Zorg dat je je piekuren maximaal benut met werk dat focus vereist

Waarschijnlijk herken je van jezelf dat je iedere dag min of meer een vast bioritme hebt. Er zijn delen van de dag waarin je veel energie hebt en goed in staat bent om je te focussen. Dit zijn je piekuren. Daartegenover staan je daluren: momenten waarop je je minder productief voelt.

Mijn dagen zijn het meest productief als mijn planning aansluit bij mijn bioritme: geconcentreerd kunnen (brein)werken tijdens de piekuren. Het overige werk doe ik in de daluren.

Ik ben een ochtendmens. Mijn piekuren liggen tussen 7 en 11 uur ’s morgens, met nog een kleine piek in de loop van de middag. Een paar jaar geleden heb ik besloten om hier bewuster mee om te gaan en mijn agenda zoveel mogelijk te laten leiden door mijn bioritme.

Op die manier ontwikkelde ik mijn ideale planning en sindsdien laat ik mijzelf niet meer verleiden tot vergaderingen voor 11 uur 's morgens. Op die manier kan ik vóór de lunch meters maken en 's middags dingen doen die minder focus vragen.

Bouw focusblokken in

Al zou je maar één ding meenemen uit deze top-5, dan hoop ik dat je gaat werken met focusblokken. Dit heeft mij ongelofelijk veel geholpen.

Het principe is simpel: je deelt je werk in in korte tijdsblokken, waarin je je volledig focust op één taak. Zonder afleiding van telefoon, mail en omgeving. Vingers in je oren en gaan. En vooral geen multitasking! Deze focusblokken worden afgewisseld met korte pauzes.

Tussen 7 en 11 uur 's morgens werk ik in blokken van 50 minuten met tussendoor pauzes van 15 minuten. Na drie of vier van deze blokken ben ik gaar en is het tijd voor een lange pauze. ’s Middags doe ik, als ik ruimte heb, nog een paar korte focusblokken van 30 minuten.

Mocht je er behoefte aan hebben: Hier vind je tips voor een betere focus

Zorg dat je overzicht houdt

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden. Dat ze de hele dag van vergadering naar vergadering rennen, constant in de doe-modus staan en geen moment voor zichzelf hebben. Te weinig tijd voor reflectie, het maken van planningen, doelen stellen – en opvolgen, hun eigen ontwikkeling of voor denkpauzes. Ze zijn volkomen ondergedompeld in hun werk met het gevaar dat ze zichzelf en het overzicht kwijtraken

Tip: zorg voor adempauzes. Momenten waarin je even loskomt van je werk om te voorkomen dat je erin verdrinkt.

En dan mijn beste remedie tegen het gevoel van overweldigd te zijn: de Weekly Review. Een wekelijks terugkerende afspraak met jezelf waarin je even de tijd neemt om het grotere geheel te bekijken. Om te weten waar je staat. Om jezelf voor te bereiden op de komende week en jezelf ervan te verzekeren dat je geen dingen over het hoofd ziet.

Neem ruim de tijd om na te denken

We schieten op het werk al snel in de doe-modus. Er moeten dingen gebeuren, geregeld en gedaan worden.

Echter, de meesten van ons worden betaald om slimme dingen te bedenken. Tenzij je een echte hands on job hebt, dan ligt dat misschien anders, maar over het algemeen worden wij geacht om brain work te doen: ons brein gebruiken om waarde toe te voegen. En dan vervolgens nog te zorgen dat het ook uitgevoerd wordt. Maar het denkwerk komt eerst.

Als ik met managers door hun agenda loop dan zie ik veel vergaderingen, gesprekken, dingen regelen, etc. Allemaal doe-werk. Ik zie maar heel weinig tijd gereserveerd voor denkwerk.

Ikzelf heb heel veel baat bij een wekelijkse denksessie van twee uur; een afspraak met mijzelf waar niemand tussenkomt.

Ik bedenk meestal van tevoren waar ik over na ga denken. Dit kan een probleem zijn of een uitdaging waar ik mijn tanden in wil zetten. Soms ga ik gewoon zitten met pen en papier en kijk ik welke nieuwe ideeën in mij opkomen.

En zo’n denksessie is ook een ideaal moment voor een braindump: een methode om je hoofd leeg te maken door alles op te schrijven wat je bezighoudt.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Mailinglist!