Tijd besparen: de makkelijkste manier

Er was een tijd waarin ik dacht dat de dagen waarop ik honderd dingen tegelijk deed de meest productieve en efficiënte dagen waren. Al overleggend met mijn collega’s zat ik mijn mails te lezen en te beantwoorden. En terwijl ik een offerte schreef, beantwoordde ik ook wat inkomende telefoontjes. En zo multitaskte ik zo’n hele dag door. Super efficiënt en productief. Dat dacht ik tenminste.

Totdat het mij begon op te vallen dat ik aan het einde van dat soort ‘productieve’ dagen mijzelf minder goed kon herinneren wat ik die dag precies gedaan had. En dat ik in mijn achterhoofd een vaag gevoel begon te krijgen over of die offerte wel zo goed in elkaar zat. En bovenal: ik merkte dat ik aan het eind van zo’n dag uitgeput was.

Is dat gek? Nee!

Want in tegenstelling tot wat veel mensen denken, is multitasken helemaal niet productief. In tegendeel: het werkt contraproductief. En daarnaast is het de vraag of multitasken wel echt bestaat.

Even wat zaken op een rijtje

Belangrijkste om te weten: je brein kan maar één ding tegelijk. En meteen daarbij een nuancering: zolang twee taken allebei zeer eenvoudig zijn dan lukt het om die tegelijk uit te voeren. Ademhalen en autorijden gaan goed samen. En tijdens een wandeling met z’n tweeën over het strand gaan lopen en het tegelijk voeren van een gesprek ons ook best goed af.

Echter, als jij je gesprekspartner tijdens die wandeling iets ingewikkelds wilt uitleggen, bijvoorbeeld een heel technisch verhaal over hoe een piloot een Boeing 747 bij sterke zijwind toch veilig aan de grond zet, dan zal je merken dat je ineens langzamer gaat lopen of zelfs stopt. Je brein geeft aan dat de benodigde focus ruimte kost.

En misschien herken je ook wel dat je je autoradio zacht of zelfs uitzet op het moment dat het verkeer ineens veel drukker of onoverzichtelijker wordt. Je brein heeft dan de volledige bandbreedte nodig om het overzicht te houden. Dat vraagt om aandacht en concentratie.

Multitasken bestaat niet

Dus zodra het wat ingewikkelder wordt dan lukt het niet meer om twee taken tegelijk uit te voeren. En daarmee komen we tot een ander belangrijk punt: dat wat wij ervaren als multitasken is in het algemeen niet: twee dingen tegelijk doen. Het is heel snel schakelen tussen twee of meer taken.

En daar gaat het qua efficiëntie behoorlijk mis. Stel voor dat je een stuk aan het schrijven bent en tegelijk bezig bent met het uitvoeren van financiële berekeningen in Excel. Het schakelen van de   ‘schrijftaak’ naar de ‘Excel-taak’ vraagt van je brein dat het overschakelt naar een ander doel, namelijk financiële berekeningen.  Dan moet het actief besluiten dat het klaar is met het schrijven en dat het moet overschakelen naar rekenen. Vervolgens, voordat het met het rekenen kan beginnen, schakelt je brein de ‘schrijfregels’ uit en activeert het de ‘rekenregels’. En dit alles kost tijd.

De nadelen van ‘multitasken'

Dat snel schakelen kan je brein wel. Maar er zijn een paar flinke nadelen aan dat  zogenaamde multitasken:

  • Het schakelen van de ene taak naar de andere maakt dat je niet in een flow komt. Iedere keer als je teruggaat naar je oorspronkelijke taak kost het je brein zo’n 20 minuten tijd om weer volledig gefocust te zijn. Onderzoek wijst uit dat je door multitasken zo’n 40% minder productief bent.
  • Door het schakelen vermindert je concentratie wat leidt tot het maken van meer fouten. Sommige onderzoeken zeggen zelfs drie keer zoveel, vergeleken met het ‘na elkaar doen van taken’
  • ‘Multitasken’ zorgt ervoor dat we ons minder details herinneren. Probeer tijdens een vergadering maar eens te luisteren naar de verschillende sprekers terwijl je op je telefoon het nieuws checkt. Hoeveel informatie van beide taken heb je aan het einde van de dag onthouden?
  • Het snel schakelen van de ene taak naar de andere kost je brein veel energie en daardoor ben je sneller vermoeid
  • Doordat we meer ballen tegelijk in de lucht houden, zijn we minder gericht op het daadwerkelijk afronden van taken. Dit leidt tot stress.
  • Je creativiteit daalt
  • Overzicht houden wordt lastiger, waardoor de kans bestaat op onrust en een gevoel van overweldigd zijn
  • Het simultaan uitvoeren van cognitieve taken zorgt voor een daling van je IQ, vergelijkbaar met de daling die veroorzaakt wordt door een nacht niet slapen.
We worden dommer…

Ter illustratie van dat laatste punt: tijdens een onderzoek moest een testgroep een IQ-test uitvoeren. Hun telefoons stonden uit tijdens de test en waren opgeborgen. Na een rustpauze, inclusief lunch, werd de groep zo’n zelfde IQ-test voorgelegd. Echter, met dit verschil dat de deelnemers nu hun telefoon aan moesten zetten en op tafel leggen.

Tijdens de test kregen de deelnemers sms-jes toegestuurd. Ze konden de berichtjes binnen horen komen, maar mochten niet op hun schermpjes kijken. Het resultaat: gemiddeld scoorde de groep 10 punten lager qua IQ in vergelijking met de test die ze voor de lunch maakte.

Voor de vergelijking: stoned zijn na het gebruik van softdrugs zorgt voor een IQ-verlaging van gemiddeld 4 punten.

Wat nu? 

Als we nu weten dat multitasken ons uiteindelijk meer tijd kost en leidt tot het maken van meer fouten, wat kunnen we dan doen?

  • Richt focusblokken in, waarbij je je concentreert op één taak. Pas als die af is, ga je aan de slag met je volgende taak.
  • Groepeer gelijksoortige taken. Plan een blok in waarin je alleen maar mails beantwoordt. Hetzelfde geldt voor het voeren van telefoongesprekken.
  • Check je mail niet vaker dan een paar keer per dag. Ikzelf doe dit twee keer; rond 11.00 uur en in de namiddag.
  • Zet alle notificaties uit, zodat je niet wordt afgeleid door binnenkomende e-mails, telefoontjes, tekstberichten, etc.
  • Zorg voor een opgeruimde werkplek, zodat je niet wordt afgeleid door zaken in je directe omgeving
  • Zorg dat je je kunt focussen en voed je omgeving op.
  • Beperkt het gebruik van social media tot een paar momenten per dag
  • Neem pauzes waarin je je brein echt rust geeft. Dit helpt je om informatie beter op te slaan en tevens zorgt het ervoor dat je je daarna beter kunt concentreren.

En nu jij!

Is bovenstaande herkenbaar voor je? Hoe ga jij om met multitasking? Deel het met ons in het commentaarveld hieronder!

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!

Share on facebook
delen
Share on twitter
tweet
Share on linkedin
delen
Share on pinterest
save
Share on whatsapp
delen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Op facebook
Recente blogs