Mijn beste tip voor meer overzicht

Je kunt nog zo goed zijn in het bijhouden van je to-do-lijsten en je agenda, het leeg houden van je mailbox en het noteren van nieuwe ideeën: Als je niet af en toe de tijd neemt om stil te staan en te reflecteren op dat wat je aan het doen bent dan verlies je het overzicht en bestaat de kans dat je je overweldigd begint te voelen.

Binnen no-time zit je in de reactieve modus en reageer je op wat zich het laatste heeft aangediend of op dat het hardste schreeuwt. Weg pro-activiteit en weg eigen koers. Je drijft mee met de stroom.

Herkenbaar? Voor mij zeker wel. Als ik niet oplet dan stort ik mijzelf volledig op het werk. Of misschien beter: ín het werk. En voordat ik het door heb, verdrink ik erin. Het is als te lang onder water zwemmen zonder adem te halen. Proberen zo hard mogelijk te gaan en ondertussen geen idee hebben waar je precies bent en of je nog de juiste richting op zwemt. Desoriëntatie en totaal niet productief.

De oplossing is té simpel: neem de tijd om je hoofd boven water te steken, te kijken waar je bent en waar je heen gaat.

Neem de tijd voor een weekly review.

Wat is de Weekly Review?

De weekly review is een wekelijks terugkerende afspraak met jezelf waarin je afstand neemt om het grotere geheel te bekijken. Om te weten waar je staat. Om jezelf  voor te bereiden op de komende week en om jezelf ervan te verzekeren dat je geen dingen over het hoofd ziet.

De review is het moment waarop je als de CEO van je persoonlijke en professionele leven je taken op een rijtje zet, de stand van zaken m.b.t. je projecten doorneemt, bedenkt welke mensen je achter de broek moet zitten en je prioriteiten bepaalt, zodat je altijd werkt aan de dingen die echt belangrijk zijn.

Je bent op dat moment dus niet bezig met werken, maar bezig je werk te reviewen. Geen micro-management maar managen op meta-niveau.

Wat levert de weekly review je op?
  • Helderheid: dit is het moment waarop je door al je aantekeningen, eventueel nog ongelezen mails en je agenda van de afgelopen week gaat. Zo zorg je dat je helemaal bijgewerkt bent en dat er geen losse eindje meer zijn.
  • Overzicht: doordat je op hoofdlijnen al je projecten doorloopt weet je dat je geen zaken over het hoofd ziet en er geen dingen blijven liggen. Dit geeft rust.
  • Gevoel van controle: je bekijkt je langetermijndoelen en bepaalt naar aanleiding daarvan je doelen voor de komende week.
  • Ja, een weekly review kost tijd, maar die win je in de loop van de week ruimschoots terug omdat je veel gerichter aan de slag kunt. Je weet wat belangrijk is en waar de focus moet liggen.
 
Hoe doe je je weekly review?
  • Plan 1 á 2 uur in in je agenda, het liefste aan het einde van de week. Misschien schrik je van die tijdsduur. Mijn ervaring is dat je aan het begin die tijd wel nodig hebt. Tegenwoordig doe ik mijn weekly review in minder dan een uur.
  • Zorg dat je weekly review een vast terugkerend onderdeel is in je agenda en plan ‘m het liefst iedere week op het zelfde moment. Veel mensen doen hun review op vrijdagmiddag, als afsluiting van de week. Maar zondagmiddag of -avond hoor ik ook vaak langskomen. Een enkeling doet ‘m op maandagmorgen. Ikzelf kies voor de vrijdagmiddag omdat ik daarmee mijn hoofd leegmaak voor het weekend en ik precies weet waarmee ik maandagmorgen aan de slag wil.
  • Zoek een plek waar je ongestoord kunt werken en maak jezelf comfortabel. Sommigen zetten hun favoriete muziek op en van een zondagavond-reviewer weet ik dat hij er een goed glas wijn bij drinkt.
  • Maak tijdens je eerste weekly review een checklist van alle zaken die je wilt nagaan en werk deze lijst vervolgens af. Kijk aan het begin van iedere volgende weekly review of je lijst nog voldoet en pas hem eventueel aan.
Aan de slag!

Ik heb speciaal voor jou een Weekly Review Startpakket gemaakt, inclusief een checklist met daarin alle items die ik in mijn weekly review langsloop. Je kunt het Startpakket hieronder downloaden.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!

delen
tweet
delen
save
delen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Op facebook
Recente blogs