Tips voor slimme to-do lijsten

Ik ben altijd iemand van de lijstjes geweest. Misschien voelde ik al vroeg aan dat het onthouden van alles wat ik wilde hebben, doen en krijgen, meer moeite kost dan het noteren ervan.

Het eerste lijstje dat ik ooit produceerde, was mijn verlanglijstje. Voor mijn verjaardag of voor Sinterklaas, dat weet ik niet meer.  Schrijven kon ik toen nog niet, dus alles wat ik wilde hebben had ik getekend. Geen idee of mijn ouders of de Sint het konden ontcijferen.

Op de lagere school maakte ik al takenlijstjes. Waarschijnlijk had ik iemand anders dat zien doen en vond ik het stoer. Het feest was pas echt compleet toen ik van mijn vader een overtollige agenda kreeg waarin ik alles noteerde. Je kunt maar belangrijk zijn.

Van stoer naar noodzakelijk

Inmiddels is het bijhouden van lijstjes niet meer zozeer stoer als wel noodzakelijk. Zolang ik weet dat ik het overzicht heb en geen dingen vergeet, gaat het goed.

Natuurlijk heb ik, zoals bijna iedereen, een gewone takenlijst. In de volksmond ook wel to-do-list. Maar in de in de loop der tijd werd die steeds langer en onoverzichtelijker.

Er stonden zoveel taken op dat ik er haast moedeloos van werd.

Dat werkte niet en dus ben ik gaan experimenteren. En daaruit ontstond een aantal slimme lijstjes die mij helpen om de juiste dingen te doen op het juiste moment.

Het totale assortiment bestaat op dit moment uit: werklijsten, slimme lijsten en lijsten gebaseerd op context en activiteit.

Werklijsten

Mijn Basislijst is mijn standaard takenlijst . Dit is de lijst waarop ik alles noteer wat ik in de nabije toekomst wil doen. Zowel voor werk als in mijn privéleven. Deze vul ik constant aan en vanuit deze lijst maak ik iedere dag mijn dagelijkse takenlijst.

Dan heb ik een lijst met al mijn projecten. Deze helpt mij om overzicht te houden over alles wat ik op mijn bordje heb liggen. Qua niveau staat íe één stap hoger dan mijn Basislijst en is daarmee veel overzichtelijker.

Slimme lijsten

Naast bovenstaande lijsten heb ik een aantal ‘slimme’ lijsten. Lijsten die zijn afgeleid van mijn basislijst met een speciaal doel. Zoals daar zijn:

Lijst met korte tussendoor-klusjes

Ik zorg dat ik altijd een lijst heb met dingen die ik in 15 minuten kan doen. Die ik erbij kan pakken als ik in de garage zit te wachten voor een kleine reparatie aan mijn auto. Als ik tussen twee afspraken 20 minuten pauze heb of als ik met de trein naar Rotterdam moet.

Lijst voor als ik geen zin meer heb

Er zijn momenten waarop ik te moe ben om nog maar iets te doen. Ik kan me dan natuurlijk overgeven aan YouTube of andere social media, maar soms gaat dat me te ver. Dan pak ik mijn Ik heb even geen zin meer-lijstje erbij, met allemaal klusjes die ik kan doen met mijn verstand op nul.

Zoals bijvoorbeeld: nietapparaat bijvullen, printpapier aanvullen, computer opschonen of m’n bureaulades opruimen.

Lijst met zaken die ik gedelegeerd heb

Ik ben goed in delegeren, maar niet altijd even goed in de opvolging daarvan. Daarom heb ik sinds een paar jaar een lijst met alle taken die ik gedelegeerd heb, met daarbij de gestelde deadlines.

Lijstjes gebaseerd op context

Dit zijn lijstjes die gesorteerd zijn op basis van de persoon met wie ik contact heb of de plaats waar ik ben.

Met enige regelmaat bel ik met Christina, een van mijn opdrachtgevers, om bij te praten. Van alle zaken die ik met haar wil bespreken, maak ik een apart lijstje dat ik erbij kan pakken zodra ik met haar aan de telefoon zit. Zo weet ik zeker dat ik niets vergeet.

Toen ik nog interimmanager was, werkte ik afwisselend thuis en op kantoor. Er waren dingen die ik alleen op kantoor kon doen, zoals gegevens ophalen uit bepaalde systemen of kopietjes maken. Dat soort taken verzamelde ik op mijn kantoor-takenlijst die ik afwerkte zodra ik op kantoor kwam.

En zo heb ik takenlijstjes voor dingen die ik wil doen als ik op onze boot ben, spullen die ik wil kopen als ik in de bouwmarkt ben en zaken die ik wil bespreken met het garagebedrijf als mijn auto volgende maand een beurt krijgt.

Lijstjes op basis van activiteit

Deze lijstjes zijn gebaseerd op de wetenschap dat het steeds wisselen van activiteit je brein veel energie kost. Het is voor je brein gemakkelijker om allemaal telefoontjes achter elkaar te doen dan steeds te wisselen tussen bijvoorbeeld bellen en e-mails schrijven.

En dus heb ik lijstjes met te voeren telefoongesprekken, te versturen mails, ideeën voor nog te schrijven blogs, etc. En naar aanleiding daarvan plan ik vaak een uur in om al mijn openstaande telefoongesprekken te voeren of ik reserveer een dag om meerdere blogs te schrijven.

Hoeveel lijstjes heb ik in hemelsnaam?

Misschien is nu het beeld ontstaan van stapels lijstjes die ik overal mee naar toe sjouw.

Gelukkig is dat niet het geval. Ik gebruik een to-do list app voor het bijhouden van al mijn taken. Deze synchroniseert op al mijn devices en heb ik dus altijd bij de hand.

Het voordeel van zo’n app is dat ik al mijn taken bij elkaar in één systeem heb en ze op allerlei manieren kan organiseren en sorteren. Ik kan ze prioriteiten geven, een startdatum en een deadline, maar ook verschillende labels.

Zo heb ik labels als: tussendoor (voor korte taken), Christina, kantoor, boot, bouwmarkt en garage. En verder o.a.: bellen, mail, blog en wachten op (voor gedelegeerde taken).

En met die labels maak ik in een handomdraai bovengenoemde lijstjes.

Als ik een belafspraak met Christina heb, selecteer ik met één druk op de knop alle zaken die ik met haar wil bespreken. En als ik 20 minuten over heb om een paar korte telefoontjes te doen dan selecteer ik op tussendoor en bellen, et voila; een overzicht van alle korte telefoongesprekken.

Eens per week selecteer ik alle taken met het label wachten op en kan ik in één oogopslag zien wat ik aan gedelegeerde taken heb uitstaan en of ik bepaalde mensen achter de broek aan moet zitten.

Welke to-do list app?

Er is een uitgebreid assortiment aan dit soort apps. Gratis en betaald, voor alle platformen of alleen voor PC of Mac. Namen die ik regelmatig tegenkom, zijn: Todoist, Asana, OmniFocus, Trello, Things 3, Wunderlist, Any.do, ToodleDo, TickTick, Things en Remember the Milk.

Mocht je interesse hebben in zo’n app, zoek dan naar vergelijkingssites die je snel de kenmerken en voor- en nadelen van iedere app laten zien en vind de app die bij jouw behoeften past.

En nu jij!

Werk jij ook met verschillende to-do lijsten? En zo ja, welke zijn dat? Deel hieronder jouw tips met ons!

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!

Share on facebook
delen
Share on twitter
tweet
Share on linkedin
delen
Share on pinterest
save
Share on whatsapp
delen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Op facebook
Recente blogs