Toen ik Michael begon te coachen was hij ruim twee jaar manager van een team met 30 medewerkers. Over het algemeen zat hij goed in z’n vel, maar hij had het gevoel dat er te weinig uit zijn handen kwam. Hij vond zichzelf weinig productief. 

Op mijn vraag wat hij bedoelde, antwoordde hij: ‘Ik kom te weinig toe aan de dingen die echt belangrijk zijn. Er is te veel afleiding en ik ben te veel met kleine onbeduidende zaken bezig.

De meest productieve werkdag

Ik vroeg hem of hij wel eens écht productieve dagen had. En wat zijn meest productieve dag van het jaar was. Hij moest even denken en begon te lachen. ‘De dag voor mijn vakantie!

‘Dan moet ineens alles af. Dan moet ik alles klaar hebben om vervolgens drie weken uit de lucht te kunnen zijn. Het is de dag waarop ik alle eindjes aan elkaar knoop. Dingen delegeer, zaken afrond. Ik heb dan geen tijd voor dingen die afleiden. Ik werk dan super gefocust en ik ben altijd verbaasd wat ik aan het einde van zo’n dag allemaal heb afgerond.’

Leren van je laatste werkdag

Ik vroeg hem wat het belangrijkste was wat hij van die laatste dag voor de vakantie kon leren. Hij kwam met de volgende punten: 

Planning en to-do lijsten

‘Eigenlijk maak ik tijdens die laatste dag mijn beste to-do lijst. Er staan alleen maar dingen op die essentieel zijn. Ik moet heel goed bepalen wat er wel en niet belangrijk is. Er is geen tijd voor onbelangrijke dingen. Alleen zaken met de hoogste prioriteit staan erop.

‘Ik bedenk me nu ook ineens dat ik in de week voor mijn vakantie altijd een weekplanning maak, waarin ik precies bepaal wat ik op welke dag doe.  Terwijl ik de rest van het jaar altijd gewoon aan de gang ga met wat er bovenaan mijn to-do lijst staat en dan zie ik wel waar het eindigt. 

‘Door die weekplanning weet ik precies hoeveel tijd ik kan besteden aan dingen. Ik kan dus niet eindeloos blijven schaven aan dingen. En alles wat niet essentieel is laat ik schieten.’

Ik zeg gemakkelijker nee

‘Doordat ik precies weet wat er op mijn bordje ligt en wat ik wil afronden, heb ik geen tijd voor afleiding. Bovendien heb ik alles ingepland staan. 

‘Dat betekent ook dat ik heel gericht ja of nee kan zeggen op verzoeken van anderen. Waar ik normaliter eigenlijk altijd ja zeg als iemand vraagt of ik even kan helpen, merk ik dat nu mijn houding veel meer “nee, tenzij” is. 

‘Ik zeg daardoor veel gemakkelijker “nee” en neem veel minder aapjes op mijn schouder omdat ik weet wat ik zelf nog heb af te ronden voordat ik de deur achter mij dicht kan trekken.’

Focus creëren

‘Tijdens gewone werkdagen heb ik eigenlijk altijd mijn kantoordeur openstaan. Collega’s en medewerkers lopen in en uit. Meestal voor vragen of overleg, soms voor een praatje. Ik vind het belangrijk om bereikbaar te zijn, maar ik kom daardoor weinig toe aan echt gefocust werken. 

‘Tijdens die laatste dag voor mijn vakantie kom ik altijd extra vroeg, doe ik mijn deur dicht en zorg ik dat ik tijdens die eerste uren van de dag de belangrijkste zaken wegwerk. Pas daarna ben ik beschikbaar voor anderen. Dat voelt dan onwennig. En star. Maar het werkt als een dolle.’

Aan de slag

Ik daagde Michael uit om de komende tijd zoveel mogelijk te werken alsof het zijn laatste dagen voor de vakantie waren. Drie weken later zaten we weer samen.

Hij had voor iedere week een paar doelen gesteld en van daaruit bepaald wat hij moest doen om die te bereiken. Op basis daarvan maakte hij een weekplanning die hij gebruikte voor het opstellen van zijn dagelijkse to-do lijsten. 

Doordat hij precies wist wat hij op dagelijkse basis te doen had, kon hij zich direct focussen op de essentiële zaken. Hij plande die in in zijn agenda en sloot zich dan op in zijn kantoor. Het bleek dat de meeste vragen van zijn medewerkers best een uurtje konden wachten. 

En er was nog een voordeel: ‘Door het maken van zo’n planning weet ik nu ook hoeveel tijd ik heb om aan mijn e-mail te besteden. Vroeger begon ik mijn dag met het verwerken van mijn inbox en als er dan, bij wijze van spreken, nog tijd over was dan ging ik met die echt belangrijke zaken aan de slag’ vertelde hij grinnikend. 

De weekplanning als grootste stap vooruit

Toen ik hem vroeg wat hem het meeste helpt, hoefde Michael niet lang na te denken. ‘Zonder twijfel het maken van een weekplanning. Dat dwingt me om goed na te denken over wat ik de komende werkweek wil bereiken en wat ik daarvoor moet doen. En die dingen zijn de essentiële zaken. 

‘Die zet ik als eerste in mijn planning en pas daarna komen minder belangrijke zaken aan de beurt. Op deze manier weet ik zeker dat ik aan het einde van de week serieuze vooruitgang heb gemaakt en echt iets bereikt heb. 

En dat is zo’n ongelofelijk verschil met vroeger, toen ik me veel meer liet leiden door de waan van de dag. Eigenlijk was ik toen hele dagen druk met van alles en vloog de tijd door mijn handen. Nu werk ik veel gerichter en ben ik veel productiever. Ja, echt een megagroot verschil.’

En nu jij!

Wat zijn dagen waarop jij het meest productief bent? En wat kun je daarvan leren en toepassen in de komende tijd?