Vroeger was ik niet zo van het maken van een weekplanning. Ik had een agenda voor mijn afspraken met anderen en ik had een takenlijst. En dat was dat. Het inplannen van taken deed ik op z’n hoogst op dagelijkse basis; ’s morgens even kijken wat ik die dag wilde gaan doen.

Totdat ik merkte dat ik vaak veel te optimistisch was over hoeveel werk ik in een week kon verzetten. Mijn weken waren te kort voor het werk dat ik wilde afronden en dus verschoof er veel naar de week daarna. En niet zelden waren dat de juist klussen die het belangrijkst waren; de dingen die ik écht in die week af had willen hebben.

Dat moest beter kunnen.  

De voordelen van een weekplanning

• Het dwingt mij om aan het begin van de week mijn weekdoelen te bepalen; wat wil ik de komende week bereiken?
• Het geeft mij rust in mijn hoofd. Ik besteed één keer tijd aan het maken van mijn planning en hoef er de rest van de week meestal niet meer over na te denken.
• Ik krijg een reëler beeld van wat ik in die week allemaal gedaan kan krijgen Door het noteren van de taken in mijn agenda zie ik of dat wat ik wil überhaupt past. Zo niet, dan moet ik aanpassen of uitstellen.
• Door het inplannen van de verschillende taken zie ik of de volgorde van mijn werkzaamheden logisch is.
• Het maakt het veel gemakkelijker om nee of ja te zeggen tegen anderen die ineens iets van mij willen in die week. Denk aan een afspraak of een klusje. Zo houd ik de regie en voorkom ik dat ik door anderen geleefd word.

Tips voor het maken van een weekplanning

1. Doe je weekplanning op een voor jou logisch moment. Voor mij is dat vrijdagmiddag, direct na mijn weekly review. Op dat moment heb ik 100% overzicht over waar ik sta en wat ik in de komende week wil gaan doen. Anderen kiezen voor de zondagmiddag of de maandagochtend.
   
2. Kies of je gebruik wilt maken van een elektronische agenda of van een papieren planner. Ikzelf houd mijn agenda bij op mijn computer/telefoon, maar ben vorig jaar voor mijn weekplanning overgestapt naar papier. Ik print mijn week (inclusief afspraken) op gekleurd A4-papier (goed zichtbaar tussen de andere papieren op mijn bureau) en begin van daaruit te werken.
   
3. Maak een overzicht van wat je de komende week wilt bereiken. Ikzelf maak daarbij gebruik van:
   • mijn langetermijndoelen: ik kies welk(e) doel(en) deze week centraal staan en wat ik aan het einde van de week op dat gebied bereikt wil hebben
   • mijn takenlijst: wat moet er deze week per se gebeuren? 
   • mijn projectenlijst: aan de hand van deze lijst kijk ik welke projecten deze week aandacht nodig hebben en welke kan ik even kan laten liggen.
   • mijn rollen. Ik ben naast ondernemer ook nog trainer bij een andere club, vrijwilliger bij twee organisaties, bestuurslid van een NGO, familielid, vriend, etc. Ik heb een lijstje met mijn rollen en loop die na om te zien of ik de komende week iets op de planning wil zetten vanuit een van die rollen.
   • mijn wensen: wat voor soort week wil ik hebben? Wil ik meters maken op mijn doelen? Wil ik meer tijd voor mezelf? Is het oké om een of twee avonden te werken, zodat ik overdag andere dingen kan doen?
     
4. Bepaal voor iedere taak wanneer je deze wilt doen. Tip: doe belangrijke taken aan het begin van de week; dan is de kans het grootst dat je ze ook daadwerkelijk afrondt.
   
5. Houd bij het inplannen zoveel mogelijk rekening met je energiepieken en -dalen tijdens een werkdag. Doe ingewikkelde klussen op de momenten dat je je het beste kunt concentreren.
   
6. Schat voor elke taak de tijdsduur. Dit kan in het begin nog weleens lastig zijn, maar ik merk dat ik daar in de loop der tijd steeds beter in geworden ben.
   
7. Plan alleen taken in die minimaal 30 minuten tijd kosten, anders wordt je planning te fragmentarisch.
   
8. Bouw bufferblokken in voor het verwerken van e-mail en het doen van kleine klusjes (minder dan 30 minuten).
   
9. Zorg dat je minimaal 20% van je werkdag vrijhoudt voor uitloop en onverwachte zaken.

Opmerkingen over het werken met een weekplanning

• Natuurlijk lukt het mij niet altijd om me aan mijn weekplanning te houden. Soms komt het leven er dwars doorheen en kan mijn hele planning op de schop. Op dat moment neem ik even de tijd om opnieuw te plannen.  
• Mijn planning is een leidraad. Ik houd mijzelf er zoveel mogelijk aan, maar indien nodig wijk ik er ook vanaf. Als ik mijzelf te moe voel om een onlinetraining op te nemen dan verschuif ik die naar een ander moment en benut ik de vrijgekomen tijd om kleinere klussen te doen die minder focus vragen.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!