Veel mensen gebruiken een to-do-lijst om overzicht te houden. Dat lijkt slim, maar meestal is zo’n lijst met losse acties te granulair; te veel in details, te weinig grote lijnen. En dat helpt mij niet.

Daarom heb ik sinds een paar jaar, naast mijn to-do-lijst, een tweede lijst: een overzichtslijst van al mijn projecten.

Ik maak onderscheid tussen losse acties en projecten

Losse acties zijn zaken die op zichzelf staan. Er is maar één actiestap nodig om het resultaat te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn: het wassen van je auto of het aanvragen van uitstel voor je belastingaangifte.

Bij projecten gaat het over resultaten waarvoor meerdere actiestappen (losse acties) nodig zijn. Ze kunnen niet in één stap voltooid worden. Denk aan het regelen van een zomervakantie of het schrijven van een aanbesteding.

Kleine taken, toch projecten

Even voor de duidelijkheid: dat betekent dat sommige kleine taken die je normaalgesproken geen project zou noemen, bij mij wél op de projectenlijst staan.

Bijvoorbeeld: ik wil een paar vrienden uitnodigen om mee te gaan naar het theater. Dat is geen grote taak, maar is wel een project.

Het bestaat tenslotte uit verschillende actiestappen: op internet kijken wanneer er iets interessants speelt in de buurt, dan met die vrienden de datum afstemmen en vervolgens kaartjes bestellen via internet.

Lijst met losse eindjes

Maar waarom onderscheid tussen actielijst en projectenlijst? De belangrijkste reden is: om overzicht te kunnen houden.

Projecten zijn namelijk niet in één actiestap te voltooien. En als je alleen maar werkt met een actielijst, dan bestaat de kans dat er projecten van je radar verdwijnen.

Even een simpel voorbeeld: stel het is april en ik moet mijn belastingaangifte nog doen (project). Deadline is 1 mei en ik besluit om uitstel aan te vragen tot 1 september (losse actie). Ik noteer dit als actie op mijn to-do-lijst en zodra ik het uitstel heb aangevraagd dan streep ik die actie door. Opgeruimd staat netjes.

Maar als ik niet ergens genoteerd heb dat ik die belastingaangifte nog wel even moet doen in de komende maanden, dan kan het zijn dat ik ergens half september badend in het zweet wakker word omdat ik ineens besef dat ik een groot probleem heb.

Het is voor mij belangrijk dat ik, zolang een project niet is afgerond, een reminder heb dat ik nog iets te doen heb. En dat is mijn projectenlijst. Feitelijk is het een lijst met losse eindjes. Zaken waar ik nog iets mee moet en die op de radar moeten blijven.

En daarom heb ik een aparte lijst heb met al mijn projecten

Het zijn er in mijn geval meestal tussen de 50 en de 70; zakelijk en privé bij elkaar.

De projectenlijst gebruik ik met name tijdens mijn Weekly Review op vrijdagmiddag. Ik neem dan de tijd om langs alle projecten op de lijst te lopen (kost pakweg een kwartier) en dat levert het volgende op:

• Ik word kort herinnerd aan alles waar ik mee bezig ben en zorg zo dat er niets aan mijn aandacht ontsnapt. Het geeft mij de zekerheid dat ik alles onder controle heb.
• Het doorlopen van mijn lijst maakt dat ik snel kan bepalen voor welke projecten ik in de komende week of maand iets moet doen. Iets in gang moet zetten, in de week leggen, iets moet regelen of moet delegeren. En dat zet ik dan vervolgens op mijn actielijst.
• Ik krijg overzicht over mijn workload voor de komende tijd en weet of ik moet gas geven, bijsturen of remmen.
• Ik zie welke projecten er nog niet op staan en noteer die alsnog.

Belangrijker dan to-do-lijst

Mijn projectenlijst is dus veel meer dan alleen een takenlijst of to-do-lijst; het is met name ook een overzichtslijst. Qua niveau één stap hoger dan een gewone to-do-lijst en daarmee veel overzichtelijker.

Het is feitelijk een samenvatting van alles waar ik mee bezig ben, die ik snel kan overzien. Die ik erbij kan pakken als ik twijfel of ik geen dingen vergeet. Die me overzicht en controle geeft. Die stress voorkomt.

En daarmee is mijn projectenlijst voor mij nog veel belangrijker dan mijn to-do-lijst.

Wat kun jij NU in een half uur doen?

1. Doe een braindump om voor jezelf een lijst te maken van al je projecten. Denk daarbij verder dan werk alleen; neem ook privé projecten mee en projecten van eventueel vrijwilligerswerk of andere bezigheden.
2. Noteer alle projecten in een lijst. De volgorde waarin maakt hierbij niet uit. Sommigen maken aparte lijsten voor werk en privé, anderen kiezen voor een volgorde op prioriteit.

En daarna: houd de lijst bij en check hem minimaal 1x per week.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!