Ik moest een ingewikkelde mail schrijven. Zo'n mail met een minder prettige boodschap. Het lag nogal gevoelig en dus was het zaak om goed na te denken over de juiste formulering. En dat kost tijd.

Ik merkte dat ik het lastig vond. Ik zag er tegenop en schoof het dan ook al twee dagen voor mij uit.

Op die zondagmorgen vermande ik mij en zette mezelf achter de laptop. Om 11 uur zou ik visite krijgen, dus ik had nog een half uur. Dit was het moment.

30 minuten later stond het bezoek voor de deur. Ik klapte m’n laptop dicht. De mail was af en verzonden.

Hyperfocus

In die 30 minuten heb ik volledig gefocust aan mijn mail gewerkt. Er bestond niets anders meer om mij heen dan mijn scherm en mijn toetsenbord. I had a job to fix.

Het voelde bijna als het onschadelijk maken van een tikkende tijdbom.

Niet dat ik daar ervaring mee heb, maar iedereen die weleens een James Bond film heeft gezien, weet hoe het werkt. De minuten tikken af en je hebt maar één kans. En dat vraagt om hyperfocus.

Het was door die hyperfocus dat ik de mail in 30 minuten heb kunnen schrijven. Normaliter zou ik minimaal een uur bezig zijn geweest met het zoeken naar de juiste woorden, de volgorde van de argumenten bepalen, het wegen van de gevoeligheden, bijschaven en nogmaals bijschaven, etc.

En als ik anderhalf uur de tijd had gehad voordat mijn bezoek zou komen dan had ik er zeker die volle 90 minuten voor nodig gehad.  

Creëer mini deadlines

Dit is waarom ik houd van mini-deadlines; kunstmatige deadlines die ervoor zorgen dat ik maar beperkte tijd heb om dingen af te ronden. Even een sprintje trekken en dan klaar.

Het is bijna een spel om te kijken wat ik nog snel even kan oppakken voordat ik over een kwartier de deur uit moet. Of in de 10 minuten voordat de volgende call begint.

En dat kan van alles zijn. Maar wat voor mij het beste werkt, is als het resultaat specifiek en meetbaar is. Dus een x aantal mails wegwerken in x tijd. Of één taak die binnen die korte tijd afgerond moet worden.

Ik houd speciaal hiervoor een lijst bij met korte tussendoor-klusjes die ik erbij pak als ik een gaatje te vullen heb.

Gaten vullen

Er zijn eindeloos veel manieren om zo’n mini-deadline te creëren. Het makkelijkst is het als gaten in je programma hebt. Twintig minuten tussen twee vergaderingen, een kwartier voor lunchafspraak; ideaal om wat zaken van je to-do lijst weg te werken.

Wat andere voorbeelden:

Ooit had ik een baan waarvoor ik veel vloog. Mijn moment om te knallen was dat laatste kwartiertje voordat de gate openging. Nog even 15 mails beantwoorden (kort en bondig want weinig tijd) en dan boarden.

En eenmaal aan boord nog even een sprintje om vóór “Please stow your tray table” zoveel mogelijk mails weg te werken.

Treinreizen doen het ook goed voor mij. Toen ik nog in Amsterdam werkte zat ik 40 minuten in de trein. Ideaal om één of twee dingen van m’n to-do-lijst af te werken. Hoppa!

En tot slot een truc die ik best vaak gebruik (als de horeca open is): ik ga naar een koffietentje om aan één specifieke taak te werken. Ik neem dan bewust geen adapter mee en heb dus maar beperkte tijd om de klus te klaren.

Werkt als een dolle. Probeer het maar!