Onlangs coachte ik een manager die klaagde dat zij vaak met een onbevredigend gevoel naar huis ging. Een gevoel van de hele dag druk geweest, maar weinig gedaan. Ze leek alles goed te doen: ze begon met een leeg bureau, bewaarde het checken van haar mailbox tot later, maakte een to-do lijst met alle zaken die ze die dag wilde afronden en ging dan enthousiast aan de slag.

Toch kreeg zij lang niet alles gedaan wat ze wilde doen. Verre van dat zelfs. Ook het besef dat ze niet was toegekomen aan dat wat echt belangrijk voor haar was, zorgde voor een onbevredigend gevoel. En het feit dat haar to-do lijst iedere dag voor driekwart gevuld was met taken die ze overschreef uit de lijst van de dag daarvoor, maakte het er niet vrolijker op.

Toen ik haar to-do lijst bekeek, zag ik direct waar het spaak liep: het was een lange lijst van meer dan 30 items in een totaal willekeurig volgorde. En daar zat ‘m de kneep.

De psychologie van de takenlijst.

Een paar zaken die handig zijn om te weten over je brein in relatie tot je to-do lijst.

• Je brein wil best aan de slag, maar het heeft een belangrijke beperking. Het wil kunnen winnen. En als het voelt dat winnen lastig wordt dan leidt dat tot weerstand. Een to-do lijst met 30 items ziet je brein als een horde die het niet kan nemen. De kans is groot dat je enthousiasme verdwijnt en plaats maakt voor tegenzin en uitstelgedrag. Tip: zet een beperkt en realistisch aantal taken op je lijst zodat je zeker weet dat je alles kunt afronden.

• Je brein houdt niet van open loops. Taken die nog niet afgerond zijn, blijven in je achterhoofd ‘zoemen’ en zo onbewust je aandacht vragen. Dat kan leiden tot onrust en een gevoel van geen overzicht hebben. Tip: zorg dat je de taken die je doet daadwerkelijk afrondt zodat ze ook in je brein ‘afgevinkt’ kunnen Als je taken te groot zijn om in één keer af te ronden, werk dan met behapbare deeltaken

• Je brein beschikt over een beperkte hoeveelheid wilskracht die in de loop van de dag afneemt. Tip: begin ’s morgens meteen met je belangrijkste taak. Hier zit ook een praktisch element aan vast: de kans dat je planning later op de dag door onverwachtse zaken in de war wordt geschopt is over het algemeen groter dan aan het begin van de dag.

• Het maken van een takenlijst is feitelijk het aangaan van een afspraak met jezelf: je belooft jezelf onbewust de lijst met taken af te ronden. Als je dat keer op keer niet lukt dan zeg je daarmee eigenlijk tegen jezelf dat je je afspraken niet nakomt. Dat je niet te vertrouwen bent. Dat je niet integer bent. Dit kan onbewust leiden tot een laag zelfbeeld en een verminderd zelfvertrouwen.

Effectief werken met een takenlijst

Naar aanleiding van bovenstaande kennis ben ik met mijn eigen to-do lijst gaan experimenteren en na wat aanpassingen ziet mijn proces er als volgt uit:

1. Mijn uitgangspunt is mijn basislijst. Dit is een lange lijst met alle dingen die ik de komende tijd wil of moet doen. Deze vul ik constant aan.
2. Vanuit de basislijst selecteer ik iedere dag maximaal 8 items voor mijn dagelijkse to-do lijst.
   • Bovenaan noteer ik maximaal 3 MBT’s -Meest Belangrijke Taken-. Dit zijn de taken die mijn hoogste prioriteit hebben op die dag. Voor mijn MBT’s geldt dat ze absoluut vandaag afgerond moeten worden. Wat er ook gebeurt.
   • Onder mijn MBT’s noteer ik maximaal 5 taken die wat kleiner en minder belangrijk zijn. Ik streeft ernaar om ook deze taken af te ronden in de loop van de dag, maar als dit door omstandigheden niet lukt dan is mij dat vergeven.
3. Ik focus aan het begin van de dag al mijn energie op m’n 3 MBT’s en rond ze af. Dat doe ik voordat ik aan de slag ga met mails en social media.
4. De rest van de dag is er meestal genoeg ruimte om de andere taken op mijn lijst af te ronden.
5. Als ik alle taken op mijn lijst heb afgerond en ik heb nog tijd en psychische bandbreedte over, dan kies ik nog een of twee taken van mijn basislijst.

Voor mij is dit de manier die het beste werkt. Die MBT’s zijn vaak taken die wat meer denkwerk vragen. Door daar ’s ochtends, als ik de meeste energie heb, meteen aan te beginnen, kan ik mij beter focussen en heb ik ze vaak rond koffietijd afgerond. Behalve een voldaan gevoel en het besef dat ik echt stappen heb gemaakt, levert mij dat nog iets op: het stopt het stemmetje in mijn achterhoofd dat constant zegt dat er nog iets moet. En dat brengt rust en ruimte.

En nu jij!

Hoe ga jij met je dagelijkse takenlijst om? Wat werkt er voor jou? Laat het ons weten in het commentaarveld hieronder!

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!