Net als ieder ander heb ik productieve dagen en dagen waarin er weinig uit m’n handen komt. Ik ben op een gegeven moment gaan bijhouden welke zaken hier het meeste invloed op hadden. Voldoende slaap bleek een belangrijke factor, maar er was nog iets.

Waarschijnlijk herken van jezelf dat je iedere dag min of meer een vast bioritme hebt. Er zijn delen van de dag waarin je veel energie hebt en goed in staat bent om je te focussen. Laten we die even je piekuren noemen. Daartegenover staan je daluren: momenten waarop je je minder productief voelt.

Mijn dagen bleken het meest productief als mijn planning aansluit bij mijn bioritme: geconcentreerd kunnen (brein)werken tijdens de piekuren. Het overige werk doe ik in de daluren.

Mijn piek ligt tussen 7 en 11 uur ’s morgens. Rond en net na de lunch ben ik minder gefocust, gevolgd door een kortere piek aan het einde van de middag, ongeveer van 3 tot 5. Die momenten, waarin ik echt meters kan maken, probeer ik vrij te houden voor zaken die focus en concentratie behoeven. Vergaderingen, mail verwerken, telefoontjes en mijn administratie bewaar ik zoveel mogelijk voor de daluren.

Een ideale planning

Hoe zou het zijn als je je werkdagen zo zou kunnen plannen dat je er het meeste rendement uithaalt? Dat je kunt vlammen op de momenten dat je het meest productief bent? En dat je die planning ook nog week na week zou kunnen volhouden? De beste garantie hiervoor is werken met een ideale planning.

In 6 stappen naar een ideale planning

1 Begin from scratch
Neem als basis voor je ideale planning een lege week in je agenda. Belangrijk: leeg = leeg, dus verwijder voor deze exercitie ook alle terugkerende afspraken. Van hieruit ga je je ideale planning opbouwen.

2 Geef je piekuren weer in je ideale planning
Geef in blokken van afwijkende kleur aan wat jouw piekuren zijn. Deze probeer je bij het inplannen van afspraken zoveel mogelijk vrij te houden voor deep work (zaken waaraan je extreem geconcentreerd wilt werken zonder afleiding). De daluren zijn dan beschikbaar voor shallow work: werk waarvoor minder concentratie nodig is, zoals mailverwerking, telefoontjes, vergaderingen, etc.

3 Bedenk welke blokken er iedere week terug moeten komen en wanneer
Ga voor jezelf na welke terugkerende items belangrijk zijn voor het behalen van je eigen doelen. Meestal zijn dat afspraken met jezelf. Denk hierbij aan het maken van een planning voor de komende week, reflectie, tijdsblokken om na te denken, het bijhouden van vakliteratuur, etc. Geef ze elk een plek in je planning en houd rekening met je bioritme uit stap 2. Met andere woorden: bedenk welke terugkerende items in je piekuren horen en welke beter passen in je daluren.

4 Kijk kritisch naar je vaste afspraken
Ongetwijfeld heb je afspraken die wekelijks terugkeren. Voordat je ze terugzet in je planning, bedenk voor jezelf: Staan ze qua piek- en daluren voor jou op de juiste plaats? Zo niet, kijk dan of je ze kunt verzetten naar je daluren

5 Ga bij het maken van je komende weekplanningen uit van je ideale planning
Bouw nu iedere week je weekplanning op basis van je ideale planning. In de eerste weken zal dat nog lastig zijn; veel afspraken staan al vast. Maar als je nu je ideale planning alvast als default in je agenda zet voor de komende maanden dan zul je zien dat het steeds gemakkelijker wordt om er aan vast te houden.

6 Vecht voor je piekuren!
Laat anderen niet zomaar afspraken inplannen in de blokken die jijzelf beter voor Deep Work kunt gebruiken. Leg hen uit waarom dat voor jou belangrijk is.

Zo heb ik indertijd een dagelijks ochtendoverleg (waar ik niet onderuit kon) teruggebracht van 45 minuten naar een 10 minuten durende staande vergadering (geen stoelen!) en vervolgens alle andere vaste vergaderingen verplaatst naar de middagen. Op die manier creëerde ik in de ochtenden tijdsblokken waarin ik mijn meest belangrijke zaken gefocust kon afhandelen en ik iedere dag het gevoel had dat ik écht iets gedaan had.

Uiteraard lukte dit niet iedere dag. Vaak zijn er brandjes die direct geblust moeten worden of andere dingen die niet kunnen wachten. Maar de dagen die waarop het wel lukt voelen als super productief en geven een voldaan gevoel. En als je het niet inplant zoals je het hebben wilt dan weet je zeker dat het niet gaat gebeuren.

Aan de slag!
Wil jij direct aan de slag met jouw ideale agenda? Download dan hieronder een verder uitgewerkt stappenplan inclusief voorbeelden uit mijn eigen agenda en antwoorden op veel gestelde vragen.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!