Ben jij na een paar weken vakantie dagenlang bezig om je mailbox door te akkeren?

Same here. Vroeger.

Jaren geleden had ik sowieso altijd al last van een overvolle inbox. Maar na een vakantie ontplofte die pas echt. 800 Mails was geen uitzondering.

Ik ruimde meestal twee dagen in om het aantal mails weer op een acceptabel niveau te krijgen.

Tegenwoordig leeg ik mij inbox in een half uur.

Leeg je Inbox in 30 minuten – 7 stappen

Stap 1: Zet een timer op 29 minuten

Stap 2: Zorg dat je de juiste mappen hebt om je mails in op te slaan

Voor de mails die je straks wilt bewaren, raad ik je een eenvoudige mappenstructuur aan.

• Map Actie voor alle mails die om actie vragen
• Een beperkt aantal Projectmappen voor alleen díe projecten waarvoor het belangrijk is om alle mails bij elkaar te hebben. Ikzelf heb 4 van deze projectmappen.
• Map Algemeen voor het overgrote deel van je mails.
• Map Uitzoeken/Archief.

Stap 3: Uitschrijven Nieuwsbrieven

Voordat je gaat opruimen; neem even de tijd om je af te melden voor nieuwsbrieven die je niet meer leest.

• Voor deze stap is het het handigst als je je mails op afzender sorteert, in plaats van op datum van ontvangst.
• Typ vervolgens in de zoekfunctie van je mailprogramma uitschrijven en alle mails met het gelijknamige linkje verschijnen in beeld. Klik op die link en volg de eventuele instructies.
• Herhaal deze exercitie met de zoekwoorden afmelden en unsubscribe.
• Verwijder alle nieuwsbrieven die je niet meer leest uit je inbox.

Stap 4: Archiveer oude mails

We gaan er voor het gemak vanuit dat mails die ouder zijn dan een maand inmiddels ‘verouderd’ zijn.

Vaak is er inmiddels nieuwere informatie beschikbaar dan in deze mails beschreven staat en vragen of verzoeken in deze mails zijn meestal al ingehaald door de tijd.

(Mocht in jouw geval een maand te kort zijn, kies dan voor een langere periode of sla deze stap over)

• Sorteer je mails op datum van ontvangst
• Selecteer alle mails die ouder zijn dan een maand en sleep ze naar de map Uitzoeken/Archief

Stap 5: Verwijder in grote stappen

Als het goed is heb je nu alleen nog maar mails in je inbox van de afgelopen maand. Deze mails ga óf weggooien óf in mappen onderbrengen. We beginnen met verwijderen in grote stappen.

• Sorteer je mails op onderwerp. Op deze manier kun je hele correspondenties in één keer verwijderen. Je kunt er ook voor kiezen om de meest recente mail van een correspondentie te bewaren. Meestal bevat die mail de gehele correspondentie (wel even checken!)
• Sorteer je mails op afzender en verwijder groepsgewijs alle mails van afzenders van wie je de mails niet wilt bewaren.

Stap 6: Archiveer in de juiste mappen

Nu is het tijd om je mails te archiveren in de juiste mappen. Doe dit totdat je timer afgaat.

• Alle mails die actie van jou vragen gaan in de map Actie
• Mails die je wilt bewaren omdat ze belangrijke informatie bevatten gaan in de Projectmappen óf, als ze niet tot deze specifieke projecten behoren, in de map Algemeen.
• Mails die niet wilt bewaren gaan uiteraard in de prullenbak

Stap 7: Maak je inbox leeg

Selecteer al je overgebleven mails en sleep ze vanuit je inbox naar de map Uitzoeken/Archief.

Et voila, leeg is je inbox.

Ja maar…

… nu zijn er nog mappen met mails waar nog iets mee gedaan moet worden, toch?

Inderdaad. We lopen ze even na:

• De map Actie bevat mails waarmee je nog aan de slag moet. Tip: beantwoord eerst alle mails die je binnen 3 minuten kunt afhandelen. Dat ruimt lekker op. Mails die meer tijd vragen plan je in voor een later moment.
• In de map Algemeen zitten nu mails met belangrijke informatie over allerhande onderwerpen door elkaar. Met de zoekfuncties die ieder mailprogramma tegenwoordig heeft, is alles makkelijk terug te vinden.
• De map Uitzoeken/Archief bevat nu een mix van mails die ‘verouderd’ zijn en mails die niet uitgezocht zijn. Meestal verwijder ik hem na 3 maanden omdat ik nauwelijks of nooit nog iets nodig heb uit deze map.