Michelle begon het coachingsgesprek met een diepe zucht

Ze was nu bijna een jaar manager en eigenlijk had ze er niet zoveel zin meer in. Het was haar tegengevallen hoeveel ze daadwerkelijk kon uitrichten.

Ze voelde zich stuurloos en dreef naar haar gevoel gewoon maar een beetje met de stroom mee.

Manager worden was altijd haar grote droom geweest. Leidinggeven aan een team, de koers uitzetten voor haar afdeling, de samenwerking verbeteren en aandacht geven aan haar mensen.

En nu terugkijkend op het afgelopen jaar besefte ze dat ze aan geen van de die zaken echt was toegekomen.

Teleurgesteld

Ze had het gevoel dat ze de hele dag geleefd werd. Haar agenda leek op een treinongeluk; overal afspraken bovenop en tegen elkaar.

Een gemiddelde werkdag bestond uit 5 uur vergaderen en de rest ging op aan brandjes blussen en het beantwoorden van vragen van haar medewerkers.

Er was te weinig tijd om de dingen te doen die zíj belangrijk vond.

Michelle was teleurgesteld in de functie maar vooral in zichzelf. Ze werd geleefd, liet haar werkdagen door anderen bepalen en had het gevoel dat ze zelf geen grip had op haar agenda.

De ideale werkdag

Samen kwamen we tot de conclusie dat het tijd werd om meer regie te pakken op haar agenda. Om zodoende zelf te bepalen wat ze oppakte en wanneer, in plaats zich zomaar te voegen naar de wensen van anderen.

We besloten een werkdag te ontwerpen die wél zou werken voor Michelle. Een ideale werkdag die genoeg ruimte zou bieden voor de zaken die voor haar belangrijk waren.

We kwamen tot de volgende blokken:

Tijd om na te denken

Michelle’s grootste wens was het creëren van tijd om na te denken. Een moment op de dag waarop ze ongestoord ideeën kan uitwerken en plannen kan maken.

Michelle kan zich ’s morgens het beste concentreren. Daarnaast is de ochtend het moment waarop zij het minst gestoord wordt met vragen of brandjes die te blussen zijn.

En dus besloot zij om het eerste uur van de ochtend, nog voordat zij haar mail checkt, te gebruiken voor denkwerk.

Haar omgeving weet inmiddels dat ze dat eerste uur niet gestoord wil worden.

Bufferblokken

Na het uur denkwerk planden we een bufferblok in; een tijdsblok van anderhalf uur voor het beantwoorden van mails, telefoontjes en kleine klusjes.

Een tweede bufferblok van een uur planden we in de middag.

Vergaderingen

Ik daagde Michelle uit om haar vergadertijd te halveren en dus te beperken tot maximaal 2,5 uur per dag.

Dat betekende dat ze heel kritisch moest kijken bij welk overleg zij écht nodig was. Voor de overige vergaderingen meldde zij zich af of regelde zij een vervanger. Een aantal overleggen verkortte zij van 60 naar 30 minuten.

Open ruimte

Als je je werkdag helemaal dichtmetselt met afspraken en verplichtingen dan kom je geheid in de knel. Er moet ruimte zijn voor onverwachte zaken zoals spoedoverleggen, haastklussen en brandjes blussen.

Ik raad mensen altijd aan om 20-30% van je tijd hiervoor vrij te houden. Michelle koos voor 2 uur per dag open ruimte voor onverwachte zaken.

Is dit niet heel rigide?

Het hebben van een planning voor je ideale dag wil niet zeggen dat iedere toekomstige werkdag aan die planning zal voldoen. Vaak genoeg zullen er dingen gebeuren of afspraken gemaakt worden die dwars door die planning heen gaan.

Maar mijn ervaring is dat als je helemaal geen beeld hebt van hoe jouw ideale werkdag eruitziet, je al snel de speelbal wordt in de plannen van anderen.

Een half jaar later sprak ik Michelle weer

Ze was enthousiast en had het gevoel dat ze echt aan het stuur zat.

Terugkijkend schatte zij dat ze zich op 50-60% van de werkdagen aan haar ideale planning had kunnen houden. En daarmee had zij veel meer tijd vrijgemaakt om te werken aan de dingen die voor haar belangrijk waren.

Ze had inmiddels het schema verder aangescherpt: het nadenk-uur in de ochtend was verlengd tot anderhalf uur en haar aanwezigheid bij overleggen was teruggebracht van 2,5 naar 2 uur.

Wat kun jij NU in 20 minuten doen?

Herken jij jezelf in het verhaal van Michelle? Hieronder 4 stappen die je helpen om jouw ideale dagplanning te realiseren.

1. Bedenk voor jezelf hoe jouw ideale werkdag eruit zou zien. Welke blokken zouden daarin voorkomen? En hoeveel tijd zou je aan elk blok willen besteden?
2. Neem een lege dag in je agenda en plan de blokken zo in dat ze voor jou op de juiste momenten staan.
3. Wat is er nodig om te zorgen dat je jouw ideale werkdag daadwerkelijk kunt gaan invoeren?
4. Wat is de eerste stap die je kunt zetten?  

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!