Het wordt een steeds groter probleem; de alsmaar toenemende stroom e-mails die we te verwerken krijgen. Uit Canadees onderzoek blijkt dat die eindeloze hoeveelheid mails leidt tot verlaging van de productiviteit en een serieuze toename van stress.

Waar hebben we het over? 

Eerst maar eens even wat getallen. Onderzoek in de Verenigde Staten leert dat medewerkers in het bedrijfsleven gemiddeld meer dan drie uur per dag bezig zijn met het verwerken van e-mails. En dat zij gemiddeld 15 keer per dag hun mail checken.

Het Canadese onderzoek, dat zich met name richtte op managers en hoog opgeleide professionals, brengt soortgelijke resultaten. Deze populatie verzendt en ontvangt gemiddeld 111(!) mails per dag. Hieraan besteedt zij  meer dan 17 uur per werkweek,  waarvan 11,7 uur op het werk en 5,3 uur thuis. En 30% van die tijd blijkt het te gaan om e-mails die noch urgent noch belangrijk te zijn.

In mijn coachingsgesprekken met managers hoor ik vergelijkbare getallen. Velen hebben een overvolle inbox. De recordhouder had een inbox met 6.000 mails waarvan driekwart ongelezen. Ga er maar aan staan!

Stress en angst 

Het steeds geconfronteerd worden met een overvolle inbox kan leiden tot onrust en verminderde concentratie. Je brein is zich er steeds van bewust dat er nog iets moet gebeuren. Dat er dingen liggen te wachten die jouw aandacht nodig hebben. En dat er mogelijk mails tussen zitten die belangrijke informatie of urgente vragen of zaken bevatten waarvan de deadline al verlopen is. Gevolg hiervan: gevoelens van niet in control zijn, stress en soms zelfs angst om je mailbox te openen.

Je inbox als vluchtheuvel

Tijd besteden aan je mail is vaak ook gewoon gemakkelijk. Het vraagt over het algemeen minder creativiteit, denkwerk, focus en doorzettingsvermogen dan het werken aan het bereiken van je doelen.

Jezelf vastbijten in je  Meest Belangrijke Taken  is vaak ingewikkelder en vraagt pro-activiteit. En daarom is het verleidelijk om je reactief te laten leiden door je Inbox. Het geeft je het gevoel van lekker druk te zijn. Je ziet snel resultaat en kunt dingen afstrepen. Scoren.

Maar als het verwerken van je mail niet jouw core-business is, dan zou je jezelf moeten afvragen:  ben ik wel met de juiste dingen bezig? Heb ik voldoende aandacht voor wat écht belangrijk is? Of gebruik ik mijn Inbox als vluchtheuvel?

5 tips voor minder e-mail stress

1. Breng het aantal mails in je inbox regelmatig terug naar een acceptabel niveau

Zorg dat je de inhoud van je inbox met regelmaat verwerkt zodat er geen wildgroei ontstaat. Het beste kun je hier een vast moment voor prikken. Bijvoorbeeld een half uur van het einde van iedere werkdag. Of een tijdsblok om de paar dagen.

En wat is een acceptabel niveau? Voor sommigen geldt dat ze de onderste mail in hun inbox nog in hun scherm moeten kunnen zien. Anderen hanteren Inbox Zero: na de verwerking is hun inbox leeg.

2. Zorg dat je iedere mail in je inbox maar één keer leest

Als je je mail na het lezen niet direct verwerkt en in je inbox laat staan dan is de kans groot dat je hem op een later tijdstip een tweede keer moet lezen. Of een derde of vierde keer. Dit kost tijd en energie. Verwerk mails dus direct na de eerste keer lezen.

3. Houd de verwerking van je mails simpel

Ga systematisch door je mailbox. Maak per mail een keuze:

• Indien de mail na het lezen weg kan: meteen dumpen
• Indien de mail een actie van je vraagt:
  • Is het een actie die je binnen 3 minuten kunt afronden: meteen doen
  • Indien de actie meer tijd vraagt: sleep de mail naar een speciaal aangemaakte folder Actie die je regelmatig doorwerkt. Neem de betreffende actie eventueel op in je takenlijst.
• Indien je mail informatie bevat die je later nodig hebt: archiveer de mail

Aan het einde van het proces is je mailbox leeg. Je weet zeker dat je alle mails gezien hebt en dat er dus geen verrassingen zijn. Dit zorgt voor rust in je hoofd.

Let op: dit vraagt wel de volwassenheid van je om op gezette tijden door je folder Actie te gaan en de mails die daarin staan te verwerken!!

4. Stel grenzen aan de tijd die je in je inbox doorbrengt

Zorg dat je de behandeling van mail iedere dag inplant in je agenda, net zoals je andere taken. Probeer het aantal momenten, indien mogelijk, te beperken tot twee. Bijvoorbeeld aan het einde van de ochtend en aan het einde van de middag.

Reserveer tijd voor het verwerken van je mail, maar niet te ruim –zie de wet van Parkinson– waardoor je jezelf dwingt om mails snel af te handelen en daarna over te gaan tot de orde van de dag.

Tip: blijf de eerste twee uur van de dag uit je mailbox en besteed die tijd aan zaken die je helpen om je eigen doelen te bereiken. Je mailbox zit vol met verzoeken van anderen, dus zodra je die opent ben je geen eigen baas meer.

5. Zorg dat je minder mails krijgt

Kijk wat je kunt doen om de eindeloze stroom mails in te dammen. Mogelijkheden zijn:

• Verstuur zelf minder mails. Stop bijvoorbeeld met het voeren van discussies via mail. Pak de telefoon of drink samen een kop koffie
• Beperk het gebruik van CC en BCC tenzij het echt nodig is.
•  Verwijder jezelf uit CC-lijsten. Laat de verzender weten hoe en wanneer jij op de hoogte wilt worden gehouden
• Ontvang je nieuwsbrieven die je niet leest? Schrijf je uit! Tip: typ Unsubscribe in in je zoekfunctie. Zo selecteer je alle mails die onderin een unsubscribe link bevatten.
• Beantwoord niet alle mail direct. Als jij je omgeving duidelijk maakt dat je maar 2 of 3 keer per dag je mail beantwoordt dan zullen ze je ook niet voor elk wissewasje een mail sturen.

Wat kun jij NU in 30 minuten doen? 

Wil jij direct aan de slag met het beheersen van je mailbox? Hierbij een stappenplan:

1. Maak een nieuwe map aan in je mailprogramma en noem die Verwerken
2. Selecteer alle mails in je Inbox en verplaats ze naar Verwerken
3. Je Inbox is nu leeg. Besef even hoe dat voelt 🙂
4. Ga vanaf nu met bovenstaande tips aan de slag om je Inbox op een acceptabel niveau te houden
5. Besef ook dat je nu iets te doen hebt met de map Verwerken. Plan in de komende week een paar tijdsblokken in, waarin je de mails in deze map wegwerkt (zie tip 3 hierboven) totdat die uiteindelijk leeg is.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Mailinglist!