In de jaren ’80 bedacht de Italiaan Francesco Cirillo een van de meest simpele en tegelijkertijd meest werkbare timemanagement tools: de Pomodorotechniek.

Hij merkte dat hij in zijn werk te veel en te vaak werd afgeleid door mensen in zijn omgeving en door afdwalende gedachten. Met als gevolg: minder focus en concentratie en dus minder productiviteit.

Zijn idee: het werk indelen in korte tijdsblokken waarin hij zich 100% concentreerde op één taak. Die tijdsblokken, van 25 minuten elk, werden afgewisseld met pauzes van 5 minuten.

Als timer gebruikte hij een ouderwetse kookwekker in de vorm van een tomaat – pomodoro in het Italiaans. Vandaar de naam.

Hoe werkt het?

Het principe is uiterst simpel:

• Bepaal waar je je het komende tijdsblok op gaat richten (één taak!)
• Zorg dat je niet gestoord wordt door je omgeving, mail, notificaties telefoon, etc. Sluit alles af!!
• Zet je timer op 25 minuten
• Werk zonder afleiding aan je taak
• Als de timer gaat neem je 5 minuten pauze
• Na vier tijdsblokken van 25 minuten neem je een langere pauze.

Voordelen van het gebruik van tijdsblokken

Volledige focus

Het lukt vaak prima om 25 minuten te focussen, streng te zijn voor jezelf en elke verleiding tot afleiding te weerstaan. Zelfs als je vermoeid bent.

Het zorgt dat je langer door kunt gaan

Je brein heeft pauzes nodig om te kunnen herstellen. Het werken in relatief korte tijdsblokken zorgt voor voldoende pauze wat je uiteindelijk helpt om langer door te kunnen gaan.

Makkelijk in te plannen

Hoe druk je dag ook is: vaak is er wel een mogelijkheid om een of twee focusblokken van 25 minuten voor jezelf te reserveren. Sluit jezelf af, stel je timer in, focus en maak meters op zaken die er echt toe doen.

Het zorgt voor voldoende beweging

Voor wie het ontgaan is: zitten is het nieuwe roken. Hoe meer tijd je zittend doorbrengt hoe groter de gezondheidsrisico’s, blijkt uit een onderzoek van de University of Leicester. Regelmatig pauzeren en even bewegen helpt je dus om gezond te blijven.

Het helpt je je tijd te managen

Tips:

• Stel doelen bij het inplannen van je dag: vandaag wil ik 4 tijdsblokken aaneen volledig gefocust werken aan mijn Meest Belangrijke Taken.
• Bedenk hoeveel tijdsblokken je nodig hebt voor een taak. Sommige taken zijn in 25 minuten afgerond, andere hebben meer blokken nodig. Reserveer die tijd in je dagplanning

Handig voor uitstellers

Als je als een berg opziet tegen een grote taak dan leidt dat vaak tot uitstelgedrag. Met deze techniek richt je je blik niet op de berg maar alleen op de eerste 25 minuten.

Die zijn goed op te brengen.

Je maakt zo in ieder geval een begin en meestal raak je vervolgens in the mood. En je zult merken: als je eenmaal aan de slag bent dan ga je gemakkelijk door

Het helpt je sneller te werken

Doordat je vooraf een aantal tijdsblokken reserveert voor je taak is het duidelijk hoeveel tijd je hebt. Het geeft daarmee duidelijke kaders aan je brein: dit moet binnen dit tijdsbestek afgerond worden.

Je maakt daardoor sneller keuzes en dwingt jezelf tot focus op de hoofdzaken. De kans dat je uitloopt wordt hiermee kleiner.

Aanpassen kan ook

Uiteraard kun je de tijdsintervallen ook langer maken. Ikzelf werk in de ochtend, wanneer ik mij het beste kan concentreren, in blokken van 50 minuten en neem dan pauzes van 10-15 minuten.

Op deze manier kan ik echt meters maken. In de middag, als m’n energie lager ligt, schakel ik over op blokken van 25 minuten.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!