Amerikaans onderzoek beweert dat de gemiddelde medewerker gemiddeld 36(!) keer per uur zijn mail checkt. Dat is vaker dan iedere twee minuten.

Ik kan mij daar niets bij voorstellen. Ik geloof nooit dat er iemand is in mijn omgeving die zo vaak zijn/haar mail checkt. Tenzij het beantwoorden van mails tot je core business behoort. Bijvoorbeeld omdat je bij een klantenservice werkt. 

Laten we in dit geval een gedachte-experiment doen met iemand voor wie e-mailen niet de belangrijkste taak is, maar gewoon een manier van communiceren. En we gaan ervan uit dat hij gemiddeld 10x per uur zijn mail checkt.

Dat komt dus neer op iedere 6 minuten.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit? We introduceren een medewerker die een rapport zit te schrijven. Hij is 6 minuten bezig en checkt dan zijn mail. Vervolgens schrijft hij verder en na 6 minuten checkt hij weer zijn mail, etc. etc.

Verminderde breincapaciteit

Daar lijkt weinig mis mee. Echter, het is belangrijk om te weten dat, na het verwerken van binnenkomende mail, we ongeveer 16 minuten hersteltijd nodig hebben om ons weer volledig te kunnen focussen op dat waar we mee bezig waren.

Ons brein heeft namelijk tijd nodig om de ene taak af te sluiten en de volgende taak op te starten. Dat is een geleidelijk proces dat pakweg 16 minuten duurt.

Met andere woorden: het duurt ruim een kwartier voordat we ons volledig kunnen focussen op die volgende taak.

En wat doen wij met z’n allen (inclusief de medewerker hierboven)? Wij zijn op weg naar die 16 minuten en al bij minuut 6 breken we het herstel af en gaan we weer mail checken. We zijn dus constant aan het werk met een verminderde breincapaciteit.

De gevolgen van switch tasking

Dit heen en weer schakelen tussen twee taken noemen we switch tasking.

Op het eerste gezicht lijkt switch tasking niet verkeerd, maar de gevolgen zijn aanzienlijk:

• Je doet gemiddeld 2-4 keer zo lang over je werk en maakt veel meer fouten
• Je maakt minder zaken af, waardoor er meer open eindjes ontstaan. Dit maakt je brein onrustig en kan leiden tot stress
• Je IQ zakt met 11 punten

Ja, echt waar. Als je switch taskt, zakt je IQ met 11 punten. Het blijkt dat je nog beter volledig stoned je werk kunt doen (dat kost je 6 IQ-punten) dan terwijl je aan het switch tasken bent.  

Rigoureuze maatregelen

Ik merkte pakweg twee jaar geleden dat ik mij veel te veel liet storen door mijn mail.

De gevolgen waren dat ik mij slecht kon concentreren en dat ik aan het einde van de dag vaak niet helder had wat ik die dag precies had gedaan.

Het was tijd voor rigoureuze maatregelen.

Ik heb mijzelf aangeleerd om maar twee keer per dag mijn mail te checken. En ik probeer er zo min mogelijk tijd mee te verliezen.

Terug naar twee keer per dag mijn mail checken klinkt nogal heftig, maar ik kan je vertellen dat het een verademing is. Meer focus, meer rust in m'n hoofd, meer overzicht en minder stress.

In 4 stappen naar minder frequent je mail checken

Wil jij ook minder vaak je mail checken? Dan raad ik je de volgende vier stappen aan:

• Bepaal op welke twee momenten van de dag je tijd wilt besteden aan je mail. Mijn meest productieve uren liggen ’s morgens vóór 11 uur en die wil ik optimaal benutten, dus ik check de eerste keer rond 11 uur. De tweede keer is richting het einde van de middag, meestal rond 16 uur.
• Bepaal hoeveel tijd je wilt besteden aan je mail. Het stellen van grenzen maakt dat je effectiever werkt en dat je alleen het hoogstnoodzakelijke doet. Ikzelf begon met twee blokken van 45 minuten per dag en nu ben ik terug naar maximaal twee keer een half uur.
• Als je je mail checkt, verwerk dan direct alle mails. Hoe je dit kunt doen lees je in dit blog.
• Meld je omgeving dat je nog maar twee keer per dag je mail leest en laat ze weten hoe ze je voor echt dringende zaken kunnen bereiken. De mensen met wie ik samenwerk, weten dat ze mij bij urgentie zaken het snelste kunnen bereiken via Whatsapp. Die berichten lees ik minimaal één keer per uur.

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief!