Ik weet niet hoe dat bij jou is, maar als ik mijzelf laat gaan dan ontstaan er overal in mijn omgeving stapeltjes papier.

De post die ik van de mat haal, belandt dan op het eerste horizontale oppervlak dat ik tegenkom. Afhankelijk van mijn looproute kan dat het aanrecht zijn of de eettafel.  Of de bank of de trap naar boven.

Op mijn bureau ontstaan dan als vanzelf stapels met aantekeningen van gesprekken, takenlijsten, notities van braindumps, kattebelletjes met ideeën, visitekaartjes (ja, ze bestaan nog!) en allerhande andere papieren.

En als het bureau vol is dan verhuist zo’n stapel naar een stoel. En vervolgens van de stoel naar de grond.

In het verleden bleven die stapels dan ongebreideld doorgroeien.

Totdat bij mij de irritatiefase aanbrak

Dat was meestal als ik mijn aantekeningen van een vorige vergadering zocht en ik een kwartier kwijt was met alle stapels door te lopen.  

Of als er aanmaningen van nog niet betaalde rekeningen binnenkwamen.

Dan was ik het zó zat dat ik alles uit m’n handen liet vallen en aan het opruimen sloeg. Met als resultaat een leeg bureau en een opgeruimd huis.

Zo ging dat jarenlang. Totdat ik besefte dat dat opgeruimde huis mij nog meer oplevert dan alleen het boven water halen van verdwaalde papieren:

Op het moment dat het opgeruimd is, heb ik rust in mijn hoofd.

Die stapels zorgden dat ik het overzicht kwijtraakte, waardoor ik het gevoel kreeg dat ik de boel niet in de hand had. Constant zoemde het in mijn achterhoofd dat  er open eindjes waren waar ik geen weet van had en dat er dingen in die stapels zaten die ieder moment in mijn gezicht zouden kunnen ontploffen. En dat gaf onrust.

Tijd dus voor drastischer maatregelen

Rond die tijd kwam ik een quote tegen van David Allen, schrijver van Getting Things Done, een van de meest bekende boeken over productiviteit. Hij beschreef mijn probleem als volgt:

‘Als je geen Inbox in huis hebt, dan is je huis je Inbox’

Raak! Deze man had er duidelijk verstand van en dus volgde ik zijn stappen naar de oplossing.

In 3 stappen naar meer rust in je hoofd

1. Creëer fysieke inboxen

Op iedere plaats waar een papieren instroom ontstaat, maak je een verzamelpunt in de vorm van een fysieke inbox. Denk daarbij aan zo’n postbakje dat je bij iedere Action-achtige winkel kunt kopen.

Houd het aantal inboxen beperkt. Toen ik nog in vaste dienst was, had ik er één thuis, in mijn woonkamer (want de eerste ruimte die ik binnenloop als ik de post uit de brievenbus heb gehaald) en één op kantoor. Inmiddels werk ik vanuit huis en staat er ook een op mijn werkkamer.

Tip: ik heb ook een inbox in mijn werktas; een rode plastic envelop van A4 formaat (ook verkrijgbaar bij de Action). Plastic omdat dat het enige is wat overleeft. In deze inbox gaan alle aantekeningen van gesprekken, notities van ideeën die onderweg opkomen, kassabonnetjes, etc.

2. Al het papier dat binnenkomt of ergens rondzwerft gaat in je inbox

Bij mij thuis geldt dit voor alles wat ik uit de brievenbus haal, notities uit mijn broekzak, kassabonnetjes, etc. Op mijn werkkamer gaat het om post-its met ideeën, aantekeningen van telefoongesprekken en externe afspraken, de resultaten van braindumps, mindmaps en alle zaken uit de inbox uit mijn werktas (de rode plastic envelop).

Als ik tijd heb, verwijder ik direct eventuele enveloppen en gooi ik zaken die niet wil bewaren meteen weg. Anders komt dat bij stap 3.

3. Verwerk de inhoud van je inbox

Eens in de twee dagen (soms vaker) leeg ik mijn inboxen en besluit ik bij ieder item wat ermee moet gebeuren. Ik maak daarbij onderscheid:

• Alles wat ik niet wil bewaren gaat weg
• Zaken waarop geen actie op ondernomen hoeft te worden, maar die ik wel wil bewaren, archiveer ik
• Zaken die wel om actie vragen:
  • Als ik ze binnen twee minuten kan afhandelen doe ik dat meteen
  • Als ze meer tijd kosten, delegeer ik ze (indien mogelijk) of zet ik ze op mijn actielijst

Et Voila! Een simpel systeem dat mij veel rust brengt. Geen stapeltjes meer, niet meer eindeloos zoeken en, het belangrijkste, veel meer rust in m’n hoofd.

Wat kun jij NU in 5 minuten doen?

1) Bedenk waar jij je Inboxen zou plaatsen
2) Plan een moment in je agenda om op jacht te gaan naar Inboxen en naar een plastic envelop
3) Go!

Een bericht ontvangen als er een nieuw blog verschenen is?
Meld je hier aan voor onze Mailinglist!